INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

LA NECESIDAD DE ADMINISTRAR.

En el transcurso de nuestras relaciones humanas, pertenecemos a una organización u otra, de diversas estructuras (tanto formales o informales). Sin embargo, se encuentran compuestas de manera similar por un grupo de personas que busca alcanzar una meta en común. Es así, que el elemento primordial de una organización es su meta o propósito. Sin ella, la organización no tendría razón de ser.

Aquí caemos en el término de administración. Esta consiste en darle forma a las organizaciones utilizando herramientas de todo tipo. Una de ellas son los denominados gerentes los cuáles tienen la función de servir a la organización para que otros miembros de la misma establezcan y alcancen las metas y objetivos trazados.

La administración también es una especialidad que trata de las cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se dan en las organizaciones mismas. Ambos son elementos importantes en el ejercicio administrativo.

LOS GERENTES.

Los gerentes son en gran medida los artífices del desarrollo y éxito de una organización. Si ellos realizan debidamente su trabajo, es probable que se alcancen las metas trazadas. Para ello, es necesario definir dos términos aparentemente iguales: eficiencia y eficacia.

EFICIENCIA vs, EFICACIA.

Eficiencia, significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia el “hacer las cosas correctas”. El primero es un concepto que se refiere a “insumos-productos”. Un gerente eficiente es el que obtiene resultados en relación a lo que se tiene para lograrlos (mano de obra, materiales y tiempo). Es decir, los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos para alcanzar metas, se diría que son eficientes. El segundo término, se refiere a elegir las metas acertadas.

PROCESO ADMINISTRATIVO.

Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en término de cuatro funciones específicas de los gerentes:

PLANIFICACIÓN. Implica que los administradores piensen con anticipación en las metas y acciones y que basen sus actos en algunos métodos racionales y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos para alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN. Es el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización.

DIRECCIÓN. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

CONTROL. Se define como:

· Establecer estándares de desempeño.

· Medir los resultados presentes.

· Compararlos con las normas.

· Tomar medidas correctivas si se da caso.

En el análisis del proceso administrativo es necesaria la aplicación de modelos.

Un modelo es una descripción usada para representar relaciones complejas en términos que sean fáciles de entender. Es decir, una simplificación de algo más complejo, en este caso la realidad misma. Un ejemplo de esto es el reducir las actividades de la administración a solo cuatro: planificar, organizar, dirigir y controlar. En la práctica, esto es representado por una serie de actividades interconectadas.

TIPOS DE GERENTES.

El gerente es el responsable de cumplir con las cuatro actividades básicas en las que se simplifica el análisis administrativo. Éstos pueden trabajar a diferentes niveles de una organización y en diversos rangos dentro de ella.

Existen diversos niveles dentro de la administración de una organización. Por tanto, los gerentes de agrupan en:

Gerentes de Primera Línea. Son las personas responsables del trabajo de los demás y que ocupan el nivel más bajo dentro de la organización. Ellos dirigen a empleados que no son gerentes y generalmente son llamados “supervisores”.

Gerentes Medios. Dirigen las actividades de gerentes de niveles inferiores. Su mayor responsabilidad es la de dirigir las actividades necesarias para poner en práctica las políticas y cumplir las metas de la organización.

Alta Gerencia. Compuesta por una cantidad pequeña de personas y que es responsable de administrar toda la organización. Se les acuña el nombre de ejecutivos.

Dependiendo también del alcance de las actividades que realizan, los gerentes se podrían clasificar en:

Gerentes Funcionales. Es el responsable de un área determinada que desarrolla una serie de funciones particulares.

Gerentes Generales. Es aquel que dirige una unidad compleja. Él es el responsable de todas las actividades de toda la organización vinculando varias funciones diferentes.

Existen diversas habilidades básicas que un gerente de diversos niveles debe poseer:

Habilidades Técnicas: Agrupa el conjunto de destrezas para usar los procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado y particular.

Habilidades Humanistas: Las que permiten trabajar con otros, entenderlos y motivarlos (de manera individual o en grupos).

Habilidades Conceptuales. Conjunto de pericias para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organización. Es necesario para ello, entender a la misma como un todo, así como cada una de sus partes y prever como un cambio en una, afectará a la otra.

LOS DESAFÍOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

El entorno en que vivimos está gobernado por lo dinámico y complejo. Por ello, los gerentes deben estar adaptándose constantemente a las condiciones nada estáticas de la realidad.

Así, se tienen los siguientes retos para los gerentes del presente:

Necesidad de una Visión. Nuestro mundo está cambiando, y por tanto siempre nos enfrentamos a realidades nuevas. Es importante que los gerentes de hoy tengan visión con respecto a estas nuevas realidades y observen una oportunidad en ellas.

Necesidad de una Ética. El concepto de ética engloba el estudio de quién sale o debería salir beneficiado o perjudicado por una determinada acción. Ésta aborda tanto los conflictos como las oportunidades en las relaciones humanas, por tanto es vital que el gerente pueda convivir con ella.

Necesidad de responder a la diversidad cultural. La diversidad cultural ha aportado a nuestra realidad no solamente mayor cantidad de personas a las actividades cotidianas, sino mayores talentos en el desarrollo de las mismas. Por tanto, los gerentes de las organizaciones deben estar preparados para manejar la diversidad en sus organizaciones y así aprovechar talentos en todos sus empleados.